Q1: (Geografisk tillæg) Er det med bevidst hensigt at følgende kommune (X Kommune) ikke er omfattet af det geografiske tillæg?

A1: Ja, vi har fastlagt hvilke områder der er omfattet af geografisk tillæg ud fra de erfaringer vi har fået efter nu godt 4 måneders drift. Såfremt der viser sig problemer med at skaffe tolke i et område, kan vi overveje at udpege nye områder. Vurderingen er således foretaget med "brugernes briller".

Q2: (Geografisk tillæg, Zonepriser) Lige nu er der jo 3 zoner på Sjælland (695 ,- (hovedstaden), 920,- (omegn af hovedstaden), 1170,- (yderområder på Sjælland eks. Vestsjælland).. hvis man byder på Sjælland, byder man kun en pris og en anden pris for København, men ikke noget for yderområderne på Sjælland, de er dækket af det geografiske tillæg er det korrekt forstået? Hvis det er korrekt forstået, vil jeg gerne foreslå tillæg for XX kommuner.

A2: Vi er gået helt væk fra zonesystemet, fordi mange forskellige priser gør prisdannelsen meget uigennemsigtig. Vi har derfor også valgt at gøre weekend og aftentillæg til en procentsats af timeprisen. Man skal som tilbudsgiver derfor udregne en pris for hver region man ønsker at indgive tilbud på. I sin prisfastsættelse må tilbudsgiver derfor skønne, hvad en samlet timepris inkl. transporttid vil være. Omkring udvælgelsen af områder for geografisk tillæg, se Q1.

Q3: (Afvisning af bruger) I bilag 1 a, afsnit 4.1 står, at tilbudsgiver ikke må afvise brugere der ønsker at benytte den pågældende leverandør. Hvis jeg modtager en bestilling og jeg den pågældende dag og tid allerede er booket til en anden opgave, så er jeg nødt til at afvise. Jeg kan jo ikke afvise den bruger der "kom først" med sin bestilling. Eller har jeg misforstået teksten?

A3: Problematikken med afvisning er alene, at man ikke må afvise en bruger fordi man ikke ønsker at tolke for netop denne bruger. Har man allerede booket sin kalender op på det konkrete tidspunkt, må man selvfølgelig afvise med den begrundelse. Vi forventer dog, at man i videst mulig udstrækning enten benytter en underleverandør (se bilag 2, afsnit 3.5), eller henviser tolkebrugeren til en anden godkendt tolkeleverandør.

Q4: (brugerens valg af tolkeleverandør) I bilag 1a, afsnit 4.2 b fremgår, at hvis brugeren har et ønske om bestemt tolk må de kun vælge den tolk, hvis han/hun er billigst. Sådan har jeg forstået det. Hvis det er rigtigt, er det så ikke i strid med loven om det frie tolkevalg?

A4: Såfremt brugeren har faglige eller personlige grunde til at vælge en anden tolk end den billigste, må han gerne vælge en dyrere. Konstruktionen er indført for at sikre tolkeleverandørerne bedst muligt: er man en billig leverandør, vil man få mange tolkeopgaver. På længere sigt vil det give brugerne mulighed for flere tolketimer i deres timebank, da prisen pr. tolketime vil være mere udsat for konkurrence, og dermed blive billigere - billigere tolkninger giver færre udgifter, hvilket giver mulighed for flere timer i timebanken fremover. Kravet er desuden en sikring af, at konkurrenceudsættelsen af tolkeydelserne lever op til de EU retlige regler herom.

Q5: (Beskrivelse af kvalifikationer) I bilag 2, afsnit 3.7 skal kvalifikationerne beskrives. Skal jeg som enmandsfirma i tegnsprogstolkning beskrive mit erfaringsgrundlag og kvalifikationer, hvorledes det kan kombineres med skrivetolke?

A5: Nej, det er en fejl i teksten, for tilbud efter delaftale 1-5 (tegnsprogstolkeopgaver) skal man tegnsprogstolkenes grundlæggende kvalifikationer og erfaringsgrundlag beskrives, og hvorledes dette tilbydes at inddrages i den tilbudte løsning af tegnsprogstolkeopgaven.

Q6: (Tastefejl) Region Hovedstaden er delaftale 5 og 10)I Udbudsbetingelserne i indledning skriver I, at der udvælges op til 30 leverandører på delaftale 4 om tegnsprogstolkning i region hovedstaden. Men i skemaet ovenover står der, at region hovedstaden er delaftale 5? Er det blot en taste fejl?

A6: Der er sket en tastefejl. Regionerne er som angivet i skemaet over den pågældende tekst, altså delaftale 5 er tegnsprogstolkeopgaver i Region Hovedstaden, og delaftale 10 er skrivetolkeopgaver i Region Hovedstaden.

Q7: (Afregning af tolkeopgaver OBS: Svaret er opdateret - sidste del af svaret var ikke kommet med i første besvarelse) I bilag 1a, afsnit 4.3 skal vi i vores tilbud regne med at tolkninger afregnes pr. kvarter eller er den første time pr. definition en time?

A7: Afregning sker pr. påbegyndt kvarter, efter den første time. Det vil sige, at en tolkning af 10 minutters varighed, faktureres med 1 time. En tolkning af 1 time og 10 minutters varighed faktureres med 1 time og et kvarter.

Q8: (Synlighed af priser) I bilag 1 afsnit 4.2b fremgår det, at tolkebrugeren skal blive anmodet om at vælge den billigste tolkeleverandør. Skal det opfattes sådan: At vinderne at tilbuddet godt kan være baseret på forskellige priser, men at tolkebrugere og tilbudsgivere kan se de aktuelle priser

A8: Tolkebrugerne vil se en liste med tolkeleverandører - hvor den enkelte tolkeleverandørs placering på listen sker efter den tilbudte pris. De underliggende priser vil ikke fremgå af listen. Brugerne vil blive anmodet om at vælge fra oven på listen.

Q9: (Underleverandører) I bilag 2. afsnit 3.5 specificering af underleverandør. Skal vi levere det samme for underleverandører, dvs. kapacitet, efter- og videreuddannelse, fagligt tilsyn, generelle kvalifikationer for underleverandøren.

A9: Under afsnit 3.5 skal det beskrives, i hvilket omfang man vil benytte underleverandører. Tolkemyndigheden benytter dette til at vurdere den kapacitet den enkelte udbyder har, når det skal afgøres, hvem der indgås delrammeaftaler med. Husk, at benyttelse af freelancetolke, der ikke er ansatte medarbejdere hos tilbudsgiver, anses som brug af underleverandører. Man indestår for at underleverandører lever op til samme kvalitetskrav, som beskrevet for egne tolke, og opfyldes dette skal der ikke særskilt beskrives for underleverandørerne.

Q10: (Underleverandører) Vi har et samarbejde med et mindre enkeltmandsfirma ? et samarbejde, der lige nu kører begge veje ? vil det være hensigtsmæssigt at vedkommende selv udfærdiger tilbud ? eller er det hensigtsmæssigt at vedkommende bliver at betegne som underleverandør til os? Skal der anvendes et særligt skema til erklæring fra underleverandører, eller skal vi udfærdige en og i givet fald skal den vel være relativ kortfattet: Undertegnede erklærer sig villig til at leverer underleverancer til XX under samme vilkår som XX har indgået rammeaftale med Den Nationale Tolkemyndighed om?.

A10: I må selv afgøre, om I begge indsender tilbud på udbuddet, eller om jeres underleverandør afgiver erklæring til Jer. Erklæringen er ikke en særlig formular, men netop som det foreslås en kortfattet erklæring der indføjes på bilag 2, eller vedhæftes denne.

Q11: (Akuttolkning) Er det muligt at gøre rede for en uformel mulighed i forbindelse med akuttolkninger ? eller drejer det sig kun om formelt oprettet akutberedskab, dvs. beredskab med vagtordning eller lignende.

A11: Alle former for akutberedskab er interessante for tolkemyndigheden. Muligheden for akuttolkning vil blive offentliggjort på www.dntm.dk og senere i tolkeportalen.

Q12: (aflysning af aktiviteten) Hvis en tolkeopgave aflyses efter, tolken er ankommet til tolkestedet, bortfalder det geografiske tillæg så? I skriver, at det bortfalder ved aflyste opgaver, men hvis tolken nu allerede er ankommet til tolkestedet og altså har kørt/transporteret sig ud i en af de kommuner, der udløser geografisk tillæg, og opgaven herefter aflyses, hvad så?

A12: Det geografiske tillæg kan faktureres såfremt tolken fysisk er mødt op på tolkestedet, da tolken da allerede har haft transportudgiften til stedet. Aflyses en aktivitet så betids, at tolken ikke har pådraget sig rejseudgifter, udløses det geografiske tillæg ikke. (NB: se A20 og A59)

Q13 (Underleverandører) Vi bliver i tvivl, om I i forbindelse med underleverandøraftaler skelner mellem freelancetolke (altså selvstændige tolke med eget firma) og timelønnede tolke (typisk tolke med andet job ved siden af)? I skriver at freelancetolke anses som underleverandører, men gælder det samme for timelønnede tolke, som er tilknyttet vores tolkefirma og bruges i travle perioder?

A13: Freelancetolke (selvstændige med eget firma) skal der indgås underleverandøraftaler med. Timelønnede tolke er ansat hos tilbudsgiver på timelønsbasis, og er derfor at betegne som ansatte hos tilbudsgiver. Der skal derfor ikke laves underleverandørerklæring fra disse.

Q14 (Afregning) Vi kan se, at et tolkefirma ovenstående har spurgt, hvorvidt en opgave afregnes med en hel time for opstart eller kun med et kvarter. I svarer, at der afregnes pr. påbegyndt kvarter.

Hvordan vurderer man/hvem vurderer hvor lang tid en bestilling til eks. et lægebesøg skal være? Af og til kan man være heldig, at et lægebesøg kun varer 15 minutter, og så vil en bestilling på et kvarter være nok. Andre gange sidder man måske i venteværelset i en halv time, før man kaldes ind, og hvis samtalen med lægen så også trækker ud, så vil en bestilling på en time være mere passende. Hvem laver den

vurdering, når en bestilling modtages?

A14: Som angivet i Q7 var sidste del af svaret gledet ud, så der kun stod at der afregnes pr. påbegyndt kvarter. Svaret er rettet, så det klart fremgår, at der altid kan faktureres for første time, herefter pr. påbegyndt kvarter. Vedrørende overskridelser af den bevilligede tolketid, se nedenfor spørgsmål A37

Q 15 (Prioriteret liste over leverandører) Nævnes alle tolkefirmaer, som der indgås aftale med, på listen på jeres hjemmeside? Eller vil kun de billige blive vist og de dyre skjult?

A15: Alle leverandører vil blive vist, med de billigste øverst og de dyreste nederst. Er der flere firmaer med samme pris, vil der foregå lodtrækning over rækkefølgen. De konkrete priser vil ikke fremgå af listen, da det er en intern konkurrenceparameter mellem tolkemyndighed og tolkeleverandør.

Q 16 (Tolke ressourcer) I forbindelse med kapacitet og ressourcefordeling: Forventes det, at afsatte ressourcer (tolke) står til rådighed for rammeaftalen på fuld tid, eller kan man f.eks. afsætte x antal tolke til region x, som så både dækker Dntm´s tolkninger og også andre tolkninger i regionen, eller hvordan skal det opfattes?

A16: I ressourcebeskrivelsen beskrives tilbudsgivers tolkeressourcer herunder, hvor stor en %-del der kan tilføres rammeaftalen. De opgivne ressourcer skal tegne et billede af "normalsituationen" - tolkemyndigheden er klar over, at manglen på tolke betyder, at der i perioder ikke kan leveres tolke til alle brugere der ønsker at deltage i en social aktivitet.

Q 17 (Underleverandører) Det undrer mig, at der ikke er klart og tydeligt beskrevet at man skal være eksamineret tegnsprogstolk. Er I gået væk fra det? Kan man bruge studerende og andre til tolkeopgaver? Håber på at formuleringen vil kunne blive lidt tydeligere.

A17: Det fremgår, af bilag 2, afsnit 3.5, at tolkeleverandøren er ansvarlig for, at underleverandører lever op til de kvalitetsmæssige krav som angivet i udbuddet. Dette gælder også kravene i bilag 1 afsnit 5.2 om de grundlæggende kvalifikationer, herunder uddannelseskrav.

Q18 (videotolkning) Er det en forglemmelse, at videotolkning ikke indgår i dette udbud?

A18. Nej, forsøgsprojekter med videotolkning og fjerntolkning vil blive udført helt udenfor udbuddet. Der vil blive indgået særlige aftaler herom senere.

Q19: (udpegning af tolk?) Hvad menes der med, at tolkemyndigheden kan udpege en tolk til udførsel af tolkeydelser for brugeren? Hvad vil proceduren være, såfremt ingen leverandør byder ind på en opgave?

A19: Såfremt brugeren ikke har ønsker om en bestemt tolkeleverandør, vil tolkemyndigheden finde en tolk som angivet i bilag 1 afsnit 4.2, nemlig procedure med internt udbud, og hvor den billigst ledige tolkeleverandør vælges. Ved hastebestillinger vælges den tolkeleverandør, der byder først ind på opgaven.

Q20: (Geografiske tillæg) Vedr. justeringer i de særlige geografiske områder og de faste vederlag: Kan der ske indskrænkninger i de geografiske områder og nedsættelse af de faste vederlag? I forhold til ydelse af geografiske tillæg, hvordan defineres så én tolkeopgave? Vi antager, at der ved to tolkeopgaver ydes to geografiske tillæg. Er denne antagelse korrekt? Såfremt der af arbejdsmiljømæssige årsager er behov for et tolkeskift, antager vi ligeledes, at der tilsvarende vil blive ydet geografisk tillæg for den enkelte tolk. Er denne antagelse korrekt?

A20: De allerede udpegede områder og beløbsstørrelser kan ikke indskrænkes igen, da de jo danner baggrund for tilbudsgivers beregninger og dermed forudsætninger for aftalen. Der kan undervejs i rammeaftaleforløbet blive nødvendigt at udpege nye områder - dette vil i givet fald ske efter drøftelser med Tolkerådet. Der skal i delrammeaftalen under afsnit 6.3 henvises til bilag 2 (og således ikke bilag 1 som angivet i delrammeaftaledokumentet). En tolkeopgave skal forstås således, at selve aktiviteten udløser et geografisk tillæg, uanset antallet af tolke der er behov for ved opgaven. Er der behov for flere tolketyper, eksempelvis både en skrivetolk og en tegnsprogstolk, udløses dog 2 geografiske tillæg, da tolkeopgaverne er helt forskellige. (NB: se A59)

Q21 (Tastefejl) Der henvises i delrammeaftalen til bilag 3, som vi ikke kan se fremgår af materialet. Vi har bemærket, at bilag 2 i fodnoten er mærket "Tolkemyndighedens udbud. Bilag 3 priser og afregning". Beror dette alene på en manglende tilretning tekstmæssigt?

A21: Ja! tolkemyndigheden har forsøgt at "koge" udbudsmaterialet så langt ned som muligt, herunder er det tidligere bilag 3 blevet til bilag 2, og denne ændring er åbenbart ikke konsekvent rettet. Alle henvisninger til bilag 3 skal således relatere sig til bilag 2.

Q22 (Betydning af garantier - ressourcer): Hvad er den indholdsmæssige konsekvens af andet punkt i punktopstillingen, hvor der står "at der til enhver tid vil blive stillet nødvendige ressourcer til rådighed for udførelsen af tolkeydelserne"?

A22: Se besvarelse A16. Garantien skal sikre, at man angiver ressourcerne så realistisk som muligt.

Q 23 (Betydning af garantier - loyalt samarbejde) Hvad tænkes der indholdsmæssigt med punkt 8 i delrammeaftalens afsnit 8? Hvilke samarbejdsrelationer tænkes der på, at der kan være behov for?

A23 Der tænkes eksempelvis på situationer, hvor der indgår tolke fra flere tolkeleverandører til samme aktivitet, og hvor der kan være behov for at tolkeleverandørerne samarbejder om koordineringen af opgaven.

Q 23 (Tolkning til nærtstående) I sidste punkt under delrammeaftalens afsnit 8 om garantier, er det angivet, at tolkeleverandøren ikke må yde tolkning til nærtstående. På hvilken måde afgrænses begrebet nærtstående i forhold til tolkeleverandøren, betyder det ejer og personer med økonomisk interesse, administrativ personale o. lign? Vi vurderer, at det naturligvis også gælder for den tolk, der skal udføre tolkningen, at vedkommende ikke må være nærtstående med brugeren. Hvor bredt fortolkes "nærtstående"? Er det ud over vedkommende selv, familie og venner/omgangskreds, hvor der er en nær tilknytning?

A24: "Nærtstående" tolkes efter principperne i forvaltningslovens bestemmelser om inhabilitet (forvaltningslovens § 3), herunder dels nær familie og gode venner, men også som angivet i spørgsmålet at personer med direkte økonomisk interesse i et tolkefirma (ejerkreds/hovedaktionærer) samt ledelsen i samme. En menig administrativ medarbejder i et tolkefirma er således som udgangspunkt ikke omfattet af begrebet "nærtstående".

Q25 (bruger uden ønske om bestemt tolk) Når en borger henvender sig direkte til en leverandør for at rekvirere tolk, hvilke procedurer og tidsfrister har DNTM så? Overtager DNTM kommunikationen med borgeren indtil, der forligger en bekræftelse af hvilken leverandør, der skal løse opgaven? I denne forbindelse hvilke tidsfrister kan leverandøren regne med i forbindelse med behandling af en borgers ønske om en konkret leverandør?

A25: Når en bruger ansøger om bevilling uden at ønske en bestemt tolkeleverandør, behandler dntm ansøgningen snarest muligt. Proceduren er som angivet i bilag 1 afsnit 4.2 (internt udbud og evt. hastende opgaver). Dntm behandler disse ansøgninger straks de indgår til os, dvs. normalt indenfor 1 - 2 arbejdsdage.

Q26 (bevillinger udover hvert kvartal) Kan der søges tolkebistand hos den samme leverandør til længerevarende forløb, f.eks. pågående undersøgelser/behandlinger? Et sådant forløb kan jo strække sig henover den dato i et kvartal, hvor der er ny priskonkurrence?

A26: Ja, en bevilling der strækker sig ud over et kvartal vil blive behandlet efter reglerne på tidspunktet for bevillingsafgivelse. Den nye priskonkurrence træde først i kraft den første dag i det nye kvartal, og bevillinger der behandles efter dette tidspunkt, vil blive behandlet efter de nye priser. Det er altså prisdannelsen på bevillingstidspunktet der er afgørende.

Q27 (hvad er normal arbejdstid, overenskomst) I afsnit 2 nævnes, at tolkebistand leveres inden for normal arbejdstid, som defineret i tolkenes overenskomst. Betyder dette, at Tolkemyndigheden i lighed med andre offentlige udbud på området stiller krav til leverandørerne om at have indgået overenskomst? Vi ønsker gerne præciseret, hvad der menes med "normal arbejdstid", da arbejdstid jo kan være afgrænset forskelligt i forskellige overenskomster. Hvad er betydningen af "udenfor normal arbejdstid" i relation til dette afsnit?

A27: Normal arbejdstid forstås som tiden, hvor der ikke ydes tillæg for aften/weekends, dvs. man - fre kl. 07.00 - 17.00. Tolkemyndigheden kan ikke stille krav om, at leverandøren skal have overenskomst, det vil være i strid med ligebehandlingsprincipperne i de EU-retlige regler. Med udbuddet ønsker vi at sikre, udførelsen af tolkeopgaverne under delrammeaftalerne sker under overenskomstlignende vilkår.

Q28 (afregning) I bilag 1, afsnit 3 er angivet afregningsformen i 15 min. -intervaller. Hvor stor en procentdel af den samlede tolkningen forventes det, at der vil blive bestilt i enheder på 15, 30 og 45 minutter. På grund af prisstrukturen omkring transport er dette en vigtig oplysning for beregningen af den gennemsnitlige timepris i de enkelte regioner. Hvordan vil det blive sikret, at der ikke opstår en skæv priskonkurrence mellem udbyderne ved, at enkelte leverandører ikke påtager sig en forholdsvis fordeling af de meget korte tolkninger og den geografiske spredning?

A28: Se bevarelse A7, hvoraf fremgår, at første tolketime afregnes uanset at aktiviteten er af kortere varighed. Der er således ikke nogen procentfordeling af de anførte intervaller, da de alle vil udløse 1 times tolkning.

Q 29 (tolketime og pauser): Der er i materialet gjort rede for, at der i en tolketime på 60 minutter indgår en pause på 10-15 minutter. Hvordan fordeles den i korte tolkesituationer, og hvordan indgår det i beregningen af faktureringsgrundlaget? Hvis der f.eks. under en tolkeopgave på 45 minutter ikke har kunnet afholdes pause, afholdes pausen umiddelbart bagefter, og der faktureres for 60 minutter. Er det korrekt forstået? Hvorledes skal dette noteres på fakturaen og på det skema, som tolkebruger skal bekræfte?

A29: I den første times tolkning indgår 10 - 15 minutters pause. Der faktureres 1 time. Mange opgaver har en varighed under 1 time, hvorfor der således gennemsnitligt er plads til pauser for tolkeleverandøren. Tolkninger udover en time kræver igen pauser, og dette må tilrettelægges mellem bruger, tolk og arrangør af aktiviteten. Kræver aktiviteten tolkning uden pauser, vil der være en to-tolkeopgave, så der stedse kan tolkes for brugeren. Pauser skal ikke faktureres særskilt, og skal ikke fremgå af fakturaen.

Q30 (fakturering i eget fagsystem) Vi ønsker afklaret, om det er en korrekt opfattelse i forbindelse med dette punkt og punkt 6.4 i Rammeaftalen, at fakturering kan ske gennem eget faktureringssystem og ikke skal ske via den kommende tolkeportal.

A30: Indtil tolkeportalen er i drift, vil fakturering kunne ske i eget fagsystem. Når portalen kommer i drift, vil tolkeleverandører med stor fordel kunne anvende tolkeportalens faktureringsdel. Der gøres opmærksom på, at der vil være mulighed for elektronisk overførsel af data fra tolkeportalen til eget fagsystem. Når portalen er i drift, skal ansøgninger om tolkebevilling på en brugers vegne indgives via portalen.

Q31 (Krav om underskrift fra bruger på udført tolkning) Manuelle papirskemaer til registrering af brugere og tolkes bekræftelse på den gennemførte tolkning er svære at indføre i en digital administration, som Tolkemyndigheden i øvrigt lægger vægt på i udbuddet. På andre områder i den offentlige sektor har man tilsvarende behov for kontrol, men samtidig bevare muligheden for optimal digitalisering af alle processer. På sygedagpenge området bruger kommunerne et system, hvor borgeren f.eks. ugentligt/månedligt får tilsendt liste over den indberettede aktivitet. Det påhviler herefter borgeren at henvende sig til myndigheden, såfremt der er uoverensstemmelser mellem borgerens oplevelse af situationen og indberetningen. Dette system giver yderligere mulighed for digital kontrol af usædvanlige mønstre. Der kan tillige udtages stikprøver på dette grundlag. Vil Tolkemyndigheden overveje, om kommunernes ovenfor i korthed beskrevne system eller andre mere digitaliserede metoder kan anvendes, således at den mest rationelle drift kan opnås til gavn for det samlede resultat?

A31: Kravet om en manuel underskrift fremgår af tolkebekendtgørelsens § 7, stk. 2. Det er rigtigt at kravet ikke rigtigt passer ind i en digital administration. Under udarbejdelsen af tolkeportalen vil tolkemyndigheden gå i dialog med Socialministeriet med henblik på at undersøge, om dokumentationskravet kan sikres ad anden vej, eksempelvis via tolkeportalen.

Q32 (Underskrift fra brugere af en gruppetolkning) Den manuelle underskrifts metode vil i øvrigt være vanskelig at administrere, hvor der er flere (måske mange) tolkebrugere tilstede, og den opleves ofte at være til gene samt værende unødig opmærksomheds skabende i mange af de situationer, hvor borgere anvender tolk som redskab til ligestilling. Fastholdes den konkrete underskrift, vil det være væsentlig at få beskrevet, hvordan Tolkemyndigheden vil administrere dette ved flere tolkebrugere, da det kan have betydning for den samlede omkostningsberegning.

A32: Ved en gruppetolkning vil det være nok at een bruger skriver under på at tolkningen er gennemført, og at tolken påfører et cirka antal tolkebrugere, der har fulgt tolkningen. Der skal således ikke indhentes underskrift fra hver enkelt bruger.

Q33 (Forventning om praktikpladser) Det fremgår, at leverandøren stiller praktikpladser til rådighed for studerende på tegnsprogstolkeuddannelsen, i det omfang det er muligt. For den fulde forståelse af dette krav, skal vi bede om en uddybning af "i det omfang det er muligt".

A33 Forventningen om at der stilles praktikpladser til rådighed er en hensigtserklæring, ikke en garanti. Tolkemyndigheden har valgt at italesætte hensigten, for at sende et signal om at deltagelse i uddannelsen af nye tolke er et vigtigt arbejde, og at dette for myndigheden er værdifuldt.

Q34 (Uenighed om opgavens omfang) Såfremt Leverandøren i modsætning til Tolkemyndigheden finder, at en opgave skal løses af to tolke i.h.t. f.eks. en vurdering af arbejdsmiljøet, vil det så være en legitim grund til at afvise at løse en tolkeopgave? Samme spørgsmål såfremt det drejer sig om ydelsen af et særligt tillæg.

A34: Tolkemyndighedens erfaring med de nuværende tolkeleverandører er, at der er en meget stor faglighed om opgaveløsningen ude hos leverandørerne. Er der uenighed om en tolkeopgaves omfang, ønsker tolkemyndigheden derfor at indgå i en dialog med tolkeleverandøren herom.

Q35 (Tildelingskriterier) Leveringssikkerhed er vægtet med 40 %, og leveringssikkerhed er en faktor, der bidrager til at hæve prisen. Det samme med kvalitet, der vægtes med 25 %. I begge de to ovennævnte forhold er ansættelsesvilkår for medarbejderne, udviklingsprogrammer, kursustilbud med videre omkostningskrævende faktorer. Hvorledes er dette foreneligt med, at prisen alene er baggrund for tildeling af den konkrete opgave?

A35: Tildelingskriterierne leveringssikkerhed og kvalitet udgør samlet 65 % i forhold til indgåelse af delrammeaftaler, idet disse parametre er vigtige for at blive godkendt som tolkeleverandør. Når man så er godkendt, spiller prisen også en rolle for tolkemyndigheden, da vi kan gå ud fra at alle godkendte leverandører lever op til stor forsyningssikkerhed og høj faglighed. Tolkemyndigheden har en interesse i at øge konkurrencen på tolkeområdet, så der bliver flest mulig tolketimer for pengene. Når levering og kvalitet er på plads, mener vi det er fair også at konkurrere på prisen. Den prismæssige konkurrence vil kunne ændres kvartalsvis, da alle tolkeleverandører for hvert kvartal kan melde en ny og billigere timepris ind - i et senere kvartal kan man så opjustere sin pris igen til det oprindelige tilbud.

Q36 (særlige tolkeopgaver) Hvordan vil forberedelse til tolkeopgaver kunne afregnes, i de tilfælde hvor en opgave kræver ekstremt megen forberedelse? Der tænkes her på opgaver, hvor forberedelsen kan overstige selve tolkningens længde med flere hundrede procent. Det kan være teaterforestillinger, koncerter, o. lign., eller som for nylig en tiltrædelsesforelæsning til et professorat på engelsk. Når der til en tolkeopgave skal betales entre eller lignende, betales denne så af Tolkemyndigheden?

A36 Når der er helt særlige forhold omkring en tolkning, som eksempelvis uforholdsmæssig stor forberedelsen, særlig forberedelse som deltagelse i teaterforestilling hvor tolken deltager på scenen, kan de normale regler ikke uddybende slå til. Derfor vil sådanne tolkninger kunne afholdes efter særlig forhåndsaftale med tolkemyndigheden. Får man som tolkeleverandør en anmodning om en sådan aktivitet, så ret henvendelse til os.

Der er ikke i tolkeloven hjemmel til at tolkemyndigheden betaler entreudgifter, transportudgifter og lignende. Det er dntm´s indtryk, at mange arrangører ikke opkræver entre for en arbejdende tolk.

Q37 (Overskridelser af tiden) Bilag 1, afsnit 4.3 afsnit 3: Hvad er tidsoverskridelse af væsentligt omfang, og hvad er en mindre tilladt tidsoverskridelse?

A37: Det er en konkret vurdering, hvornår en overskridelse er væsentlig. Det er ikke unormalt at en aktivitet overskrides med 15 - 20 minutter. En bruger kan komme i den situation, at en aktivitet af bestemte grunde pludselig overskrides med flere timer. Det er en konkret afvejning i tolkemyndigheden, men overskridelser på op til ½ time undersøges sjældent nærmere. Sker der systematisk overskridelser af en tolkeleverandør vil tolkemyndigheden undersøge sagen nærmere, evt. via et tilsynsbesøg. Sker der overskridelser af mere end ½ time, vil enten en kort efterfølgende kontakt til tolkemyndigheden med angivelse heraf være velkommen, ligesom forholdet kort kan nævnes på fakturaen, eksempelvis: "overskredet 2 timer, grundet kursusholders sene fremmøde".

Q38 (faktura) bilag 1, afsnit 4.4: Hvad menes med "opgørelse af for perioden samlede forbrugte timer"?

A38: Fakturaen fremsendes efter delrammeaftalens afsnit 6.4 månedligt, hvor hver enkelt tolkning angives med ID nr og timetal. Det samlede timetal skal desuden summeres for perioden (dvs. for alle tolkninger, der fremgår af fakturaen). Betaling sker løbende måned + 30 dage fra modtagelse af faktura. Når tolkeportalen er i drift, vil portalen generere en faktura, der betales umiddelbart efter modtagelsen heraf.

Q39 (pristilbud for hvert kvartal) Er det gængs retspraksis at prisregulere fire gange p.a.? Og står dette mål med de for jer administrative omkostninger forbundet herved - og i sidste ende er dette til fordel for målgruppen?

A39 De kvartalsvise pristilbud er et tilbud til tolkeleverandørerne om at indgå i intern konkurrence om at opnå flere tolkninger et kvartal frem. Som tolkeleverandør behøver man ikke fremsende tilbud om en ny pris for næste kvartal. Der er ikke tale om en gængs praksis, faktisk er det jo første gang tolkemyndigheden sender området i udbud, og konstruktionen med de kvartalsmæssige priser er ikke set andre steder. Formålet er som nævnt tidligere, at få en øget prismæssig konkurrence på området, så vi får så mange tolketimer som muligt for pengene.

Q40 (mangler) Delrammeaftalens afsnit 10: Hvordan kan en mangelfuld tolkepræstation afhjælpes, efter tolkningen har fundet sted? - aktuel tolkning kan jo ikke gentages!

A40: nej, en mangelfuld tolkning kan ikke gøres om, og tolkemyndighedens virkemidlet er heller ikke krav om omlevering, men hævelse af rammeaftalen.

Q41 (Erstatning ved mangel) Delrammeaftalens afsnit 11: Hvilken form for erstatning menes her?

A41: Dansk rets almindelige regler for erstatning i kontraktforhold er, at der ydes erstatning for ansvarspådragende handlinger, dvs. der skal være et ansvarsgrundlag, og der skal være lidt et direkte tab. Der er ingen eksempler pt. men hvis eksempelvis en tolkeleverandør bruger sin adgang til tolkeportalen til at ødelægge portalen eller alle data i denne, vil man ifalde erstatningsansvar.

Q42 (Tildelingskriterier) Hvordan vil I - udover det anførte - vurdere den faktiske tolkekvalitet?

A42 Ved vurderingen af kvalitet, vil tilbudsgivers beskrivelser i bilag 2, afsnit 3.2, afsnit 3.3 og afsnit 3.7 blive lagt til grund.

Q43 (generelt om udbudsbetingelserne) Er det gængs retspraksis at en indkøber - i dette tilfælde jer som Tolkemyndighed - i et åbent udbudsmateriale kan stille et generelt krav til, hvad leverandører ikke må f.eks.? - at de ikke må opjustere en pris, men kun nedjustere eller nuljustere, - at de ikke selv kan bestemme hvornår prisjusteringen skal finde sted, - at de ikke må pris differentiere i forhold til geografi, - at de ikke må beregne transporttid, - at de ikke må afvise en bruger/kunde

A43: Konkurrenceudsættelsen sker efter tolkelovens bestemmelser, herunder også tolkebekendtgørelsen. I udbudsmaterialet fastsætter myndigheden "indkøber" eller betaler om man vil, de krav man ønsker at indgå aftaler om. Hvis det for en leverandør ikke er attraktivt, har man mulighed for at undlade at indsende tilbud. Udbuddet indeholder netop en prisdifferentiering i forhold til geografien. Hjemmel til at stille konkrete krav er fastsat ved tolkeloven og tolkebekendtgørelsen.

Q44 (Afbestillingsfrist) Kunne man ikke nedsætte afbestillingsfristen - 7 dage (en uge) virker for mig vældig storladent .... fordi en tolkning herved i realiteten kun sjældent kan afbestilles rettidigt - jeg ville selv finde det urimeligt, hvis min frisør, fysioterapeut osv. havde en afbestillingsfrist på 7 dage.

A44 Tolkemyndigheden har valgt at lægge fristen ved 7 dage. Dntm oplever en del aktiviteter der aflyses, både indenfor fristen og efter fristens udløb. Med den tolkesituation der er pt. tror vi fristen er fornuftig. Overvejelser om fristens længde vil blive taget op i forbindelse med evalueringen af tolkeloven i efteråret 2012.

Q45 (Inhabilitet) Intet steds i materialet er anført overvejelserne vedr. inhabilitet - må en udbyder gerne tolke for familie og/eller pårørende?

A45: Tolkning for nærtstående dækker dette, emnet findes som en garanti fra tilbudsgivers side i delrammeaftalens afsnit 8. Se yderligere besvarelse A23

Q46 (personlige grunde til at vælge en dyrere tolk) Du skriver i besvarelse A4 ovenfor, at en bruger af personlige grunde, kan få en dyrere tolk, men hvad betegnes som personlige grunde? Jeg har brug for nogle eksempler

A46: En bruger kan vælge en anden tolk end den billigste, såfremt der er særlige faglige krav til opgaveløsningen eller behov for særlig indsigt i brugerens behov, eller andre særlige personlige forhold. Eksempler kan være:

Q47: (Særligt tillæg) Bilag 2, afsnit 2.2 skrives der om tillæg. Er særligt tillæg beregnet ud fra timeprisen X eller +20%, +12%, + 25%?

A47: Det særlige tillæg beregnes af normaltimeprisen uden tillæg af nogen art.

Q48 (Akutordning) Bilag 2, afsnit 3.4. Hvis man har en akutordning, men er forhindret grundet arbejde, må man så sige nej uden at skulle skaffe en anden tolk. Det er svært at skaffe en anden, hvis man allerede er på en akut opgave, hvor ens fokus skal være. Hvordan i feriesituationer?

A48: Har man akutordning, men er ude i en opgave, er det OK ikke at have kapacitet til flere opgaver sideløbende, hvis det er det man beskriver i sin akutløsning. Ligeledes kan beskrives, at akutordningen ikke er aktuel i ferier.

Q49: (underleverandører) Bilag 2, afsnit 3.5 Må man benytte underleverandører, der ikke er med i myndigheden?

A49: Ja, det er netop meningen med underleverandører. Tilbudsgiver indestår for at leverandørerne lever op til kravene i udbuddet. Fakturering mellem tolkeleverandør og underleverandør er dntm uvedkommende - vi vil kun have en faktura fra tolkeleverandøren.

Q 50 (arbejdsdag) Delrammeaftale, afsnit 2. En arbejdsdag betegnes som mandag-fredag, men hvor er lørdag og søndag?

A50: Weekender udløser særlige tillæg, se bilag 2, afsnit 2.3, og besvarelse A27 ovenfor.

Q 51 (Bekræftelse) Bilag 1A afsnit 5.5: Bekræftelse af bestilling. Det skrives, at det skal ske en uge før. Må man ikke give besked, så snart man ved, om man selv eller en underleverandør kan tage opgaven fx. 3 uger før?

A51: Jo, man må naturligvis bekræfte bestillingen straks man ved at man kan påtage sig opgaven.

Q52 (Afvise bruger) Bilag 1A afsnit 4.1: Leverandøren må ikke afvise en bruger, der ønsker at gøre brug af mig, men hvad hvis jeg ikke er den billigste?

A52: Dntm forudsætter, at brugeren har vurderet ønsket om tolk i overensstemmelse med reglerne, altså at udgangspunktet er at man vælger den billigste tolk, men at man har lov til at vælge andre som beskrevet.

Q53 (Regionsopdeling) Udbudsbetingelser afsnit 1. Region Hovedstaden, hvor deler regionen og bliver til Region Sjælland? Hvad er postnumrene til afgrænsning af regionen?

A53: Regionsopdelingen følger der Regionsopdelingen for Regionsrådene. Opdelingen i postnummer kan findes på PostDanmarks hjemmeside, eller du kan hente en PDF oversigt her.

Q54 (Bestilling fra bruger) Bilag 1 afsnit 4.3: Tolketimer. Hvordan skal tidsubegrænsede opgaver bestilles fra henholdsvis bruger og leverandør for fremtiden? Forventes det, at fx. lægebesøg max tager 15 minutter, og hvis der så er ventetid, er det en forlængelse? Har brug for mere information vedrørende dette.

A54: Der afregnes altid for den første hele time. Vedrørende overskridelser se besvarelse A37

Q55 (tildelingskriterier/tilsyn) Hvem foretager vurderingen af tolkenes grundlæggende kvalifikationer, herunder tolkenes uddannelsesniveau? DNTM, tolkeleverandøren selv eller et uvildigt organ?

A55 Vurdering af tilbudsgivernes tilbud vil ske i dntm.

Q 56 (tilsyn) Bilag 1 "Tolkeleverandøren er pligtig til at modtage såvel anmeldt som uanmeldt besøg fra Tolkemyndigheden?" Hvad skal der føres tilsyn med og hvilke faglige kvalifikationer har tilsynsførende?

A56: Når dntm i kontraktsperioden sender tilsynspersonale ud, vil disse være legitimerede og nøje instruerede i tilsynet. Der kan være tale om et generelt tilsyn, der skal sikre at tolkeleverandøren på et givet tidspunkt lever op til kravene, og at der er betryggende procedurer o. lign. Der kan også forekomme konkret tilsyn, hvor dntm føler behov for at få afklaret konkrete forhold, eksempelvis hvis der er problemer med fakturering, undersøgelse af konkrete foretagne tolkninger og lign.

Q 57 (tolkeform) Hvad dækker begrebet "tegn til tale" over?

A57: Tegn til tale er en pædagogisk tegnstøttet kommunikationsform, der anvendes til hørende personer (især børn), der ikke har et normalt talesprog. Tegn til tale er en kommunikationsform, hvor der, samtidig med, at der tales dansk, bruges tegn som støtte. Mange personer med sprog- eller talevanskeligheder på grund af medfødte eller erhvervede hjerneskader, f.eks. personer med Downs syndrom, autisme, cerebral parese eller andre former for hjerneskade, kan have stor gavn af tegn-til-tale. Se eksempelvis KC´s hjememside. Tegn til tale benyttes typisk mere på det sociale/pædagiske område, men er nævnt i tolkeloven som en tolkeform.

Q 64 (Kapacitet) Bilag 2 afsnit 3.1 Når jeg er selvstændig med en enkeltmandsvirksomhed og flere underleverandører, skal jeg så oplyse et ca. antal timer (som naturligvis kun er et gennemsnit, da antallet af opgaver varierer fra uge til uge), eller skal jeg oplyse, hvor mange procent ud af fx 18 ugentlige tolketimer jeg selv og hver af mine underleverandører kan levere?

A64: Du kan enten angive et ca. timetal, eller en procentdel af de timer du råder over (dvs. egen indsats + timer fra underleverandører).

Q 65 (både underleverandør og udbyder) Mindsker det mine chancer for at blive udbyder, hvis jeg også på forhånd har tilbudt mig som underleverandør hos kolleger?

A65: Nej, du kan godt både være tolkeleverandør i forhold til dntm, og samtidig være underleverandør til andre tolkeleverandører.

Q 66 (Gruppetolkning og underslrifter) Et tillægsspørgsmål til svar 32: "Ved en gruppetolkning vil det være nok at een bruger skriver under på at tolkningen er gennemført, og at tolken påfører et cirka antal tolkebrugere, der har fulgt tolkningen. Der skal således ikke indhentes underskrift fra hver enkelt bruger" - Vil det sige, at det ikke er nødvendigt at anføre navnene på de enkelte tolkebrugere? i så fald; hvordan kan timeantallet så trækkes ligeligt fra de enkelte tolkebrugeres timebank, hvis der er tale om en tolkning, der ikke dækkes ubegrænset?

A66: svaret i A32 angår alene tidsubegrænsede tolkninger. Ved gruppetolkninger fra timebanken har hver enkelt bruger fået en bevilling på tolkningen, og tolkebrugerne skal derfor hver især skrive under på at tolkningen er udført.

Q 67 (samarbejdsaftale - underleverandør) Må man indgå "samarbejdsaftaler" i stedet for "underleverandøraftaler"? Altså i buddet gøre opmærksom på, at man samarbejder - og derfor både er underleverandør for og modtager underleverancer fra - en eller flere andre udbydere?

A67: Ja, blot samarbejdet er forpligtende som en underleverandøraftale.

Q68 (Tro og love) Jeg har en aftale med min revisor om afslutning af årsregnskabet umiddelbart efter d. 11.6. Jeg regner ikke med at have gæld til det offentlige, men kan i teorien ikke garantere dette, før årsregnskabet er indsendt. Hvad kan jeg gøre i denne forbindelse?

A68: Når du afgiver tro og love erklæringer skriver du under på de forhold du har kendskab til. Såfremt du ikke er klar over offentlig gæld, men endnu ikek har modtaget det afsluttede regskab fra din revisor, må du underskrive ud fra de forhold du kender.

Q69 (Afsendelse af tilbud) I stedet for at sende to anbefalede breve til DNTM - ét med buddet i papirsform og ét med buddet på usb-stick eller cd-rom - er det så muligt at sende den elektroniske version via mail?

A69: Du må ikke sende tilbud pr. mail, da tilbudsgivere så ikke har sikkerhed mod at tilbud ikke åbnes før tilbudsfristens udløb. Du er naturligvis velkommen til at sende både papirudgaven og USB stick eller CD ROM i samme kuvert. Der er ingen krav om at tilbud skal sendes anbefalet, stoler du på postvæsnet, vil du kunen sende som almindeligt brev. Du er også meget velkommen til at aflevere tilbud personligt - har du meldt din ankomst på forhånd, giver vi naturligvis en kop kaffe!

Q70 (Forsyningspligt) Vi læser at man ikke må sige nej til en kunde der ønsker en som tolk. Der kan være mange grunde til at man ikke ønsker at påtage sig en opgave: tidpunktet, typen af opgaven, indsigt i egen faglige kompetence etc.Vil det blive accepteret at man som leverandør undsiger sig opgaver uden at man hver gang skal forklare sig.

A70: Som beskrevet i udbudsmaterialet kan man ikke generelt undsige at betjene en bestemt kunde, uden dntm´s tilladelse hertil. Dette for at sikre, at ingen tolkebrugere bliver valgt fra af leverandørerne, så han/hun ingen tolk får til aktiviteter. At man på det pågældende tidspunkt er booket i forvejen eller ikke føler sig kompetent til en konkret opgave, skal man ikek have dntm´s accept af.

Q71 (Zoneopdelingen) I går væk fra zoneopdelingen der har fungeret i flere år, ud fra jeres erfaringer de sidste 4 måneder. Hvordan vil I sikre tolk til aktiviteter i de yderområder der ikke længere er omfattet af en højere zonepris?

A71: Som tilbudsgiver har du mulighed for at sætte en pris, der passer til dit firma i en given region. Yderområder hvor det har vist sig vanskeligt at sikre tolk, er tillagt et særligt geografisk tillæg. Prisstrukturen med forskellige priser i 3 zoner og forskellige tillæg for weekend/aften og særlige opgaver ville gøre en prissammenligning i et udbud meget kompleks. Derfor har dntm valgt at arbejde med en enhedspris pr. time, og tillæg som en %-sats heraf. Yderområder sikres via særlige geografiske tillæg.

Q72 (kortvarige opgaver) Vil I pålægge leverandører at løse opgaver af 15 minutters varighed, vi tror ikke på at nogen vil påtage sig sådanne job frivilligt.

A72: se besvarelse A7.

Q73 (tidspunkt for bevilling i forhold til kvartalsudbud) Kan man bestille tolk til det næste kvartal inden den opdaterede liste er offentligtgjort?

A73: Ja, det er altid forholdene på bevillingstidspunktet der lægges til grund. Således kan en bruger her i juni få bevilliget tolke, der måske ikke er leverandører efter 1. juli. Disse tolkninger bliver så udført at en tolk, der ikke længere er tolkeleverandør. Ligeledes vil en bevilling på en tolkeopgave ske senere: hvis en opgave kommer i internt udbud i midten af december, vil udbuddet blive vundet af den billigste leverandør på dette tidspunkt. De nye kvartalspriser gælder først fra den første dag i det nye kvartal. Allerede givne bevillinger, sker til priserne på bevillingstidspunktet.

Q74 (andre tolketyper) I kravspecifikationen nævner I ikke tolkning til lille tegnrum, taletolkning til døvblinde eller tolkning til/fra internationale tegn. Hvorfor mangler disse  vigtige tolkeområder?

A74: De nævnte tolkeformer er ikke nævnt i tolkeloven, men er tolketyper der med fordel kan nævnes under beskrivelse under bilag 2, afsnit 3.3, beskrivelse af tolkenes kompetencer. Alle 3 tolkeformer er under begrebet tegnsprogstolkning, og vil være omfattet af delrammeaftalerne herom.